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Caso de Éxito por Tekne

Mejora en la gestión de proyectos y tareas

de una empresa de telecomunicaciones

Industria Telecomunicaciones

Problemática del proyecto

Una empresa de la industria de las telecomunicaciones dedicada a la provisión de televisión por suscripción vía satélite organiza sus tareas y proyectos (de las distintas áreas de la empresa) a través de Microsoft Planner. 

Sin embargo, la gerencia de nivel medio, observaba ciertos problemas con respecto al manejo de sus tareas. 

  • No había una forma sencilla de conocer el estado de los proyectos y las tareas en la empresa a nivel global.
    La empresa tenía numerosos proyectos dentro de la plataforma, y evaluar el progreso de las tareas de un determinado proyecto era sencillo ya que la herramienta estaba preparada para ello.
    Sin embargo, a la hora de evaluar el estado de diversos proyectos (con sus respectivas tareas) en un área o departamento, surgían grandes dificultades. La plataforma no permitía obtener una visualización integral de todos los proyectos en curso de la empresa, por lo que se involucraba mucho tiempo y esfuerzo en recopilar dicha información manualmente.
  • Al no poder adquirir una visión global de la situación de la empresa, las decisiones de la gerencia estaban basadas en datos inexactos o incompletos.
  • Había dificultad para comunicar resultados y tendencias a los distintos equipos de la empresa por parte de los responsables de cada área.
  • No existía una forma sencilla para evaluar la performance de cada equipo, al no poder comparar información de manera eficiente.

Objetivos

Esta empresa quería lograr una mejor gestión de los datos referidos al estado de sus proyectos y tareas, y para ello necesitaba:

  • Optimizar la búsqueda y acceso a la información de Microsoft Planner.
  • Obtener una visualización global de todos los proyectos y tareas de las diferentes áreas de la empresa, para que los responsables de cada área puedan extraer conclusiones y tomar decisiones en base a la información integrada provista.

Solución propuesta

  • Colaboramos con la empresa para llevar a cabo evaluaciones de negocio y técnicas con el objetivo de identificar la mejor solución para sus problemas de acceso y visualización de datos.
  • Luego de nuestras reuniones iniciales, se acordó implementar la herramienta Power Automate para, de esta manera, extraer la información almacenada en Microsoft Planner y así crear una fuente de datos para una solución de visualización de datos.
  • Se definió también el desarrollo de diversos Dashboards con indicadores y visualizaciones consensuados con la empresa para la visión global del estado de sus tareas, proyectos, su asignación a distintos miembros de los equipos y su estado de progreso.
  • De esta manera, se facilitó la revisión de performance por áreas y equipos, y la detección del estado del progreso de cada proyecto y tarea.
    Esto, a su vez, posibilitó que la gerencia pueda tomar decisiones o extraer conclusiones en base a ello.
  • Continuamos con el asesoramiento y la colaboración con la empresa teniendo como objetivo instituir las buenas prácticas en el manejo de los datos y facilitando la rápida implementación de herramientas tecnológicas para la gestión.

Arquitectura implementada

Resultados obtenidos

Luego de trabajar en conjunto con nosotros, la empresa cuenta con:

>> Dashboards que posibilitan conocer la situación de la empresa en relación con el estado de progreso de sus proyectos y tareas, y la evaluación de la performance de cada área y equipo para tomar decisiones o extraer conclusiones en base a ello. 

>> Herramientas que posibilitan la comunicación de aplicaciones internas de la empresa con productos y servicios de otras empresas. 

(Microsoft Planner – Power Automate – Microsoft Power BI)

>> Una visualización global de sus proyectos y tareas que posibilita a los gerentes y líderes de cada área o departamento la extracción de conclusiones y la toma de decisiones en base a dicha información. 

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